Que vous soyez seul ou qu’un groupe de travail s’occupe de l'organisation de la soirée du personnel, il est toujours judicieux de rechercher des informations complémentaires ou de l’aide qui peut faire avancer votre projet plus rapidement avec les idées des employés ou de vos connaissances.
Le partage de vos soucis d’organisation avec autrui amène des fois des idées auxquelles personne n’avait pensé ou fait même des fois fleurir une petite trouvaille de génie. Une boîte à suggestions d’idées à la cafétéria peut être un bon début pour en savoir plus sur l’avis des collègues. Après, lors de la première réunion, une discussion un peu à tout va ou on note toutes les idées dans tous les domaines sur un tableau sans en éliminer une seule est une approche amusante pour chercher vers quoi on va s’orienter, c’est le fameux principe du brainstorming.
Lors d’une seconde séance on peut définir que chacun revienne avec une idée originale à trouver sur internet. (mots clés : jeux, animation, idée farfelue, etc.). Jusque là , personne n’a été nommé à un poste d’organisation. On veut seulement trouver le thème de la soirée et définir ce qu’on va y faire à part un repas. Une fois que l’on sait ce que l’on veut, il est alors d’usage de définir les fonctions de chacun en proposant à des petits groupes ou à chaque personne séparée de s’inscrire à ce qu’elle se sentirait le plus à même de mettre sur pied.
Il y aura toujours un poste ou 2 que personne ne voudra car trop fatigant ou rébarbatif. La courte paille peut trancher ou un supérieur essayera de convaincre les derniers avec toute la psychologie qu’il faut… Un calendrier des échéances est aussi important à fixer pour faire avancer l’organisation de la soirée dans les délais requis. Faire avancer le projet c’est aussi le partager avec des amis en parlant de vos recherches et de ce que vous souhaiteriez encore trouver qui vous échappe.
Des fois on veut garder le secret pour faire la surprise de la soirée à ses collègues, c’est aussi possible. Ce qu’il faut surtout ne pas oublier c’est de savoir déléguer les fonctions de l’organisation à chacun et de leur faire confiance même si vous devez en superviser la fiabilité. Un check list privé pour permettra de suivre le projet pour savoir comment il est mené.