Une fois que vous connaissez le budget alloué par votre direction et que vous savez si vous allez organiser seul, avec un comité d’entreprise ou avec une agence événementielle votre soirée, vous allez devoir commencer par en chiffrer tous les postes pour en évaluer le coût général.
Si les fonctions d’organisation restent dans l’entreprise, ce poste ne vous coûtera rien si ce n’est que quelques bouteilles avec un comité lors des réunions de préparation. Pour les agences leur commission varie entre 10% à 15% sur le budget global. Pour évaluer le coût total d’une soirée du personnel, le mieux est d’établir une liste de tous les paramètres.
Frais de la location d’une salle si ce n’est pas dans le réfectoire de l’entreprise ? Déplacement en car ou les gens viennent en voiture ? Coût du menu avec les boissons selon le nombre de personnes ? On compte en général de Fr.70.- à 100.- par personne pour repas et boissons. Décoration ? Spectacle ? Musique ? Nettoyage, etc. Une fois que vous aurez établi la liste et le coût de tous ces postes, vous y verrez un peu plus clair et vous saurez si vous avez vu trop grand ou s’il vous reste de la marge selon votre budget. Si économie il doit y avoir ce sera sur le menu et les animations en priorité. Ce check-list établi vous permettra notamment de ne rien oublier, d’établir la répartition des postes de vos collègues avec des délais de réalisation. C’est ce qui commencera d’alléger votre travail.
L’idéal quand on organise quelque chose en tête de pyramide est de pouvoir déléguer toutes les fonctions et de se réserver uniquement le droit du contrôle de chaque fonction le soir dit. Cette solution est la seule qui va pouvoir vous permettre de gérer sans stress la soirée le jour dit mais aussi de pouvoir circuler d’un poste à l’autre pour contrôler que tout se passe bien ou au pire de pouvoir grâce à votre disponibilité remplacer un absent de dernière minute.