Il est toujours bien de s’y prendre à l’avance pour préparer un événement. Cela permet de mettre sur pied tranquillement sans stress les différentes étapes de celui-ci avec un calendrier des différentes tâches mois après mois. Une fois que vous saurez de quel budget vous disposez, quelle est la meilleure date et sur quel lieu vous allez vous focaliser, vous pourrez commencer à déléguer les postes à votre comité d’organisation ou aux volontaires qui feront partie de votre staff.
Retenez que moins vous serez, plus vite vous avancerez. Quatre à 5 personnes suffisent en général largement. Quand il y a trop de monde, il faut multiplier les séances pour avoir l’avis ou le vote de tous. On avance plus lentement, on se prend souvent la tête, il faut recontacter les absents pour valider certains choix, etc. Bref beaucoup de temps et d’énergie pour pas grand chose.
Dans les petits comités, un téléphone rapide à vos 3 aides et vous obtiendrez en 2 minutes l’approbation générale d’une trouvaille géniale de dernière minute. Une fois que tout aura été pensé avec des délais fixés pour chaque tâche et que chacun connaîtra sa mission, vous pourrez commencez à penser au carton d’invitation. Il peut être décidé au sein du groupe mais doit être accrocheur. Quelques petites informations subtiles mais ne dévoilant en rien le détail de la soirée seront de bon ton pour donner envie à vos collaborateurs de faire partie de votre fête.
Des mots comme lieu magique, surprise, animation, spectacle peuvent devenir des éléments qui décideront de la présence ou non de vos collègues. Si vous avez choisi un thème, vous pouvez déjà en parler avec une phrase drôle, un jeu de mots ou un dessin original qui titillera la curiosité du destinataire de votre invitation.
L’important sera d’arriver au jour J et de n’avoir plus qu’à contrôler la bonne marche de votre événement par rapport à la tâche de chaque intervenant. Retenez que vous devrez avoir quelques remplaçants sous la main le jour même en cas de désistement de dernière minute (maladie, accident, etc.). Ce ne sera en aucun cas votre fonction de remplacer un collègue absent car votre rôle sera de superviser et de contrôler la bonne marche de votre soirée (accueil, vestiaire, apéritif, approvisionnement des stands, décoration, restauration, boissons, spectacle, musique, maintenance, etc.).